Chapter 3 生成AIを活用して社内で報告をする

学習時間の目安1.5時間

社内報告は重要ですが、報告書の作成そのものに多くの時間を割いてしまうのは本質的ではありません。

生成AIを活用し、指定したルールや制約に基づき文書を生成するプロンプトをテンプレート化することで、誰でも簡単かつ効率的に社内報告の文書を作成できます。

では、先ほどの3つの報告書を実際に生成AIを活用して作成してみます。

日報の作成

営業の日報作成は重要ではあるものの、毎日の作業となり業務負荷となりがちです。様々なデータをかき集めて日報の形式に整形し、翌日の改善プランまで考える必要があり、作成自体に時間を要する方も少なくはありません。そこで、生成AIを活用して日報の作成を簡略化してみましょう。

日報作成をするための元データとして以下があるとします。

【顧客管理リスト】

リストには、各見込み顧客の商談ステータスや商談結果のメモなどが記載されています。

多くの企業はSaaS系ツールを利用して顧客リストを管理していると思いますが、自分の担当分のリストをダウンロードした結果を保持しているとします。

顧客名商談ステータス売上初回商談日メモ
株式会社Aフォローアップ¥02024年6月10日初回商談で好感触
株式会社Bフォローアップ¥02024年5月30日競合他社と比較検討中
株式会社C次回アポ予定あり¥02024年6月11日決裁者へのプレゼンを希望
株式会社D成約¥500,0002024年6月10日サポート体制について質問あり
株式会社E失注¥02024年6月10日他社との競合で不採用
株式会社Fフォローアップ¥02024年5月20日他サービスと比較中
株式会社Gフォローアップ¥02024年5月8日予算内での調整が必要
株式会社H成約¥800,0002024年6月2日納期と納入日程について調整中
株式会社I次回アポ予定あり¥02024年6月11日現行のシステムとの互換性確認中
株式会社Jフォローアップ¥02024年6月6日強い関心あり

【本日と明日の予定】

6月10日（本日）の予定 A社アポイント　11:00 〜12:00 D社提案資料作成　13:00〜14:00 E社アポイント（Web会議） 14:00〜15:00 セミナー参加 15:00〜16:30

6月11日（明日）の予定 C社アポイント（Web会議） 13:00〜14:00 I社アポイント 14:00〜15:00 営業チーム会 15:30〜16:30

【今月の営業目標】

6月新規商談数：10件

6月成約売上金額：¥2,000,000

【プロンプト作成時のテクニック】

・役割を明確に提示すること ・ゴール(目的)を明確に提示すること ・制約事項に出力に必要な情報を記載すること ・①の出力結果を受け、生成AIに必要な提案を要求すること ・必要な情報を記載すること 　・今回は以下の情報 　　・本日、明日の予定 　　・顧客管理リスト 　　　・個人情報が含まれる場合は匿名化すること 　　・月間目標

プロンプト#役割
あなたは上司に提出するわかりやすい営業日報の作成を得意としています

#ゴール
提示された情報をもとに営業日報を作成すること

#制約事項
・以下の要素を含むこと
　-今日の成果（新規成約件数、 新規商談数）
　-現在の進捗状況（月間新規商談数、月間成約売上金額）
　-課題と改善策（課題、課題の詳細、改善策）
・成果を具体的に記載する
　-数値や事実を使って成果を具体的に示する
　-目標やそれに対する進捗状況を記載する
・行動や結果に対する課題と改善策も明記する
　-その日の業務の結果見えた課題や問題点を挙げる
　-その問題点に対する改善策や、次行うべきアクションを明確にする

#本日の予定
6月10日（本日）の予定
A社アポイント　11:00 〜12:00
D社提案資料作成　13:00〜14:00
E社アポイント（Web会議） 14:00〜15:00
セミナー参加 15:00〜16:30

#顧客管理リスト
※画像は欄外参照
※画像の表は上述の【顧客管理リスト】です。ここでは見やすさの関係上、表形式で掲載してますが、【顧客管理リスト】をコピー＆ペーストして以下のようにテキスト形式で貼り付けていただくことで問題ございません。

顧客名 商談ステータス 売上 初回商談日 メモ
株式会社A フォローアップ ¥0 2024年6月10日 初回商談で好感触
株式会社B フォローアップ ¥0 2024年5月30日 競合他社と比較検討中
株式会社C 次回アポ予定あり ¥0 2024年6月11日 決裁者へのプレゼンを希望
株式会社D 成約 ¥500,000 2024年6月10日 サポート体制について質問あり
株式会社E 失注 ¥0 2024年6月10日 他社との競合で不採用
株式会社F フォローアップ ¥0 2024年5月20日 他サービスと比較中
株式会社G フォローアップ ¥0 2024年5月8日 予算内での調整が必要
株式会社H 成約 ¥800,000 2024年6月2日 納期と納入日程について調整中
株式会社I 次回アポ予定あり ¥0 2024年6月11日 現行のシステムとの互換性確認中
株式会社J フォローアップ ¥0 2024年6月6日 強い関心あり

#月間目標
6月新規商談数：10件
6月成約売上金額：¥2,000,000
ChatGPTの出力例### 営業日報 – 2024年6月10日

—

#### 1. 今日の成果
– **新規成約件数**: 1件 (株式会社D)
– **新規商談数**: 2件 (株式会社A, 株式会社E)

#### 2. 現在の進捗状況
– **月間新規商談数**: 7件 (目標: 10件)
  – 進捗率: 70%
– **月間成約売上金額**: ¥1,300,000 (目標: ¥2,000,000)
  – 進捗率: 65%

#### 3. 課題と改善策
– **課題1: 商談の成約率向上**
  – **詳細**: 株式会社Eとの商談が失注。他社との競合で不採用となった。
  – **改善策**: 他社の提案内容と比較して我々の提案の強みを明確化し、次回の商談では顧客の具体的なニーズに合わせたカスタマイズ提案を行う。
– **課題2: フォローアップの効率化**
  – **詳細**: フォローアップ顧客が多数存在し、進捗管理が複雑になっている。
  – **改善策**: CRMシステムの活用を強化し、顧客ごとの進捗状況を詳細に管理する。また、定期的にフォローアップの状況を確認し、迅速に対応できるようにする。
– **課題3: セミナー参加の効果向上**
  – **詳細**: セミナー参加は重要な情報収集の場であるが、参加後の活用が不十分。
  – **改善策**: セミナー参加後にチーム内で情報共有ミーティングを実施し、得られた知識を具体的な営業活動に反映させる。また、セミナーでのネットワーキングを活かして新規商談の機会を増やす。

—

### 本日の予定の結果
– **株式会社Aとのアポイント**: 初回商談で好感触を得た。次回の提案内容を具体的に計画。
– **株式会社Dとの成約**: 成約金額¥500,000。サポート体制について質問があったため、具体的なサポートプランを準備。
– **株式会社Eとのアポイント**: 失注。競合他社が採用されたため、次回に向けて提案内容を再検討。
– **セミナー参加**: 有意義な情報を得たが、今後の営業活動にどう活かすかを検討中。

### 次のアクションプラン
1. **次回商談の準備**
   – 株式会社Aと株式会社Cへの提案資料を準備。
   – 株式会社Iとのアポイントに向けて、現行システムとの互換性確認を進める。

2. **フォローアップの強化**
   – CRMシステムに全顧客の進捗状況を詳細に記録し、次回フォローアップ時期を設定。

3. **セミナー情報の共有**
   – セミナーで得た情報をチーム内で共有し、具体的な営業戦略に反映。

—

以上が2024年6月10日の営業日報となります。

顧客管理リスト

スケジュール提案

営業日報が作成されました。 本日の振り返りをもとに明日のスケジュールの提案をしてもらうことも可能です。

今回は明日の空き時間をどのように利用すればいいか生成AIに提案してもらいます。 先ほどのプロンプトに続けてみましょう。

プロンプトありがとうございます。明日の予定は以下の通り決まっています。
次のアクションプランを元に空き時間のスケジュールを提案してください。

#明日の予定
6月11日（明日）の予定
C社アポイント（Web会議） 13:00〜14:00
I社アポイント 14:00〜15:00
営業チーム会 15:30〜16:30
ChatGPTの出力結果### 6月11日（明日）のスケジュール提案

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#### 明日の予定
– **C社アポイント（Web会議）**: 13:00〜14:00
– **I社アポイント**: 14:00〜15:00
– **営業チーム会**: 15:30〜16:30

#### 次のアクションプランの実施スケジュール
1. **次回商談の準備**
   – **時間**: 9:00〜10:30
   – **内容**: 
     – 株式会社Aと株式会社Cへの提案資料を準備。
     – 株式会社Iとのアポイントに向けて、現行システムとの互換性確認のための資料作成。

2. **フォローアップの強化**
   – **時間**: 10:30〜11:30
   – **内容**: 
     – CRMシステムに全顧客の進捗状況を詳細に記録し、次回フォローアップ時期を設定。
     – 各顧客へのフォローアップメールを準備。

3. **セミナー情報の共有**
   – **時間**: 11:30〜12:30
   – **内容**: 
     – セミナーで得た情報をチーム内で共有するための資料を作成。
     – 具体的な営業戦略への反映方法を検討。

4. **ランチ休憩**
   – **時間**: 12:30〜13:00

#### 午後の予定
– **C社アポイント（Web会議）**: 13:00〜14:00
– **I社アポイント**: 14:00〜15:00
– **営業チーム会**: 15:30〜16:30

#### 午後のアクションプラン実施
– **フォローアップの強化（続き）**
  – **時間**: 16:30〜17:30
  – **内容**: 
    – フォローアップメールの送信。
    – CRMシステムの更新と次回のフォローアップ計画の確認。
– **セミナー情報の共有（続き）**
  – **時間**: 17:30〜18:00
  – **内容**: 
    – 営業チーム会での情報共有後、具体的な営業戦略への反映方法を再確認し、翌日の活動計画を立てる。

—

これにより、次のアクションプランを効率的に実施しながら、明日の予定を円滑に進めることができます。

もし日報に明日の予定を記載する欄がある場合はこの提案内容をもとに、明日の予定を計画するとよいでしょう。

tips：Googleカレンダーから自動で予定を取得しよう

日報作成の事前準備として、本日と明日の予定を記載する必要があります。予定表を手動で転記してもよいのですが、日報は毎日の業務なのでGoogle Apps Script（GAS）を利用して出力を自動化してみましょう。

※直近では、Googleカレンダーを利用する企業が多いため、例としてGoogleカレンダーを用いて説明しています。

Google Apps Scriptとは：https://workspace.google.co.jp/intl/ja/products/apps-script/

生成AIを活用することで簡単にGASを生成することができます。

※今回のプロンプトでは、カレンダーのタイトル、開始日時、終了日時を取得していますが、プロンプトに指示を追加することで取得したい項目を増やすこともできます。

プロンプト#ゴール
Googleカレンダーから本日と明日予定を自動取得するGASを作成する

#GASの実行手順
-[C1] Googleカレンダーで取得する項目はタイトル、開始日時、終了日時
-[C2] C1で取得した内容をGoogleスプレッドシートに予定を転記する

#制約事項
予定は日本時間で取得すること
ChatGPTの出力結果以下は、Google Apps Script (GAS) を使用して、Googleカレンダーから本日と明日の予定を取得し、それをGoogleスプレッドシートに転記するスクリプトの例です。

### スクリプト作成手順
1. **Googleスプレッドシートを準備する**:
   – 新しいGoogleスプレッドシートを作成します。
   – スプレッドシートの名前を覚えておいてください。スクリプトで使用します。

2. **Google Apps Scriptを作成する**:
   – Googleスプレッドシートで「拡張機能」 -> 「Apps Script」をクリックします。
   – 以下のスクリプトをコピーして貼り付けます。

### GAS スクリプト

“`javascript
function main() {
　// 今日と明日の開始日時と終了日時を取得
　var today = new Date();
　var tomorrow = new Date();
　tomorrow.setDate(today.getDate() + 1);
  
　var todayStart = new Date(today.getFullYear(), today.getMonth(), today.getDate());
　var tomorrowEnd = new Date(tomorrow.getFullYear(), tomorrow.getMonth(), tomorrow.getDate(), 23, 59, 59);
  
　// カレンダーから予定を取得
　var calendar = CalendarApp.getDefaultCalendar();
　var events = calendar.getEvents(todayStart, tomorrowEnd);
  
　// スプレッドシートの参照
　var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();
  
　// スプレッドシートをクリア
　sheet.clear();

　// ヘッダーを書き込む
　sheet.appendRow([‘タイトル’, ‘開始日時’, ‘終了日時’]);
  
　// イベント情報を書き込む
　events.forEach(function(event) {
　　var title = event.getTitle();
　　var startTime = event.getStartTime();
　　var endTime = event.getEndTime();
    
　　sheet.appendRow([title, startTime, endTime]);
　});
}
function setTimeZoneToJST() {
　var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
　sheet.setSpreadsheetTimeZone(‘Asia/Tokyo’);
}
function onOpen() {
　var ui = SpreadsheetApp.getUi();
　ui.createMenu(‘カスタムメニュー’)
　　.addItem(‘予定を取得’, ‘main’)
　　.addToUi();
  
　setTimeZoneToJST();
}
“`

### スクリプトの説明
– **main()**: 本日と明日のGoogleカレンダーの予定を取得し、Googleスプレッドシートに書き込みます。
– **setTimeZoneToJST()**: スプレッドシートのタイムゾーンを日本標準時（JST）に設定します。
– **onOpen()**: スプレッドシートを開いたときにメニューを追加し、スクリプトの実行を容易にします。

### 実行手順
1. スクリプトエディタで保存アイコンをクリックして、スクリプトプロジェクトに名前を付けます。
2. メニューから「表示」 -> 「現在のプロジェクトのトリガー」を選択し、「トリガーを追加」をクリックします。
3. 以下の設定を行います:
　- 関数を選択: `onOpen`
　- ディプロイメントを選択: `Head`
　- イベントのソースを選択: `スプレッドシートから`
　- イベントの種類を選択: `スプレッドシートを開いたとき`
4. スクリプトエディタを閉じて、スプレッドシートに戻ります。
5. スプレッドシートを再読み込みし、メニューに「カスタムメニュー」が追加されるのを確認します。
6. 「カスタムメニュー」 -> 「予定を取得」をクリックして、スクリプトを実行します。

これで、Googleカレンダーの本日と明日の予定がGoogleスプレッドシートに転記されます。

ここからは作成したスクリプトを実際に動かしてみます。

まずは空白のスプレッドシートを開き、以下の手順で進行してください。

①拡張機能→App Scriptを選択

②プロジェクト名を変更。ソースコードをChatGPTで出力されたものに変更します。

③プロジェクトを保存します。

④実行します。

⑤権限を確認を選択します。

⑥アカウントの選択画面が表示されるので、自身のアカウントを選択します。

⑦アラート画面が表示されるので、詳細を選択します。

⑧「カレンダー取得スクリプト」に移動

⑨許可を選択する。

⑩実行が開始される。

⑪実行が完了する。

エラーになったら

もしエラーが出てしまう場合は先程のプロンプトに続けてChatGPTにエラーの内容をコピー&ペーストして解決するよう指示してみてください。

プロンプト例：

以下のエラーが出ました。スクリプトを修正してください。

Exception: The number of rows in the range must be at least 1.

fetchCalendarEventsToSheet	@ コード.gs:27

スプレッドシートに戻ると以下のような出力がされていました。

意図通りに本日と明日の2日間の予定が並んでいます。

もし「開始時刻・終了時刻」に日付しか表示されない場合は「表示形式」タブから「日時」を選択することで解決する可能性があります。

経緯報告書の作成

今回、お客様にお約束していた納期に遅延が発生することが判明しました。問題発生の経緯について以下のメモがありますが、自社の部長にお客様トラブルとして報告する必要があり、詳細な経緯報告書の作成が求められています。しかし、トラブル対応に追われて整理されたメモは手元になく、部長に報告可能な経緯報告書に整える必要があります。

今回は手元にあるメモをもとに、生成AIを活用して経緯報告書を作成してみましょう。

2024/5/30 10:00
- 工場より連絡受領
- 弊社の生産ラインで予期せぬトラブルが発生、納期の遅延が発覚
- 一部の機器故障による
- 機器故障の修理には時間がかかる

2024/5/30 11:00
- 顧客へ電話をして納期遅延を報告
- 顧客からの不満と対応要求があった
- 明日までに対応策を検討し連絡すると約束

2024/5/30 13:00
- 営業マネージャーに報告
- 対策会議を実施

2024/5/31 12:00
- 顧客に解決策の報告をメールで実施
- 他の生産ラインを活用し一部製品製造
- 修理作業を迅速に進め、早期の納期達成を目指す
- 一応ご納得はいただけたが、今後の取引は検討したいとのこと

上記情報を基に、経緯報告書を作成してもらいます。

【プロンプト作成時のテクニック】

・前提条件を明確に提示すること ・ゴール(目的)を明確に提示すること ・制約事項に出力に必要な情報を記載すること ・必要な情報を記載すること 　・今回は以下の情報 　　・トラブル内容

プロンプト#前提条件
・あなたは営業担当です
・お客様とのトラブルが発生したため、経緯報告書を作成しようとしています
・経緯報告書は営業部長に提出します

#ゴール
経緯報告書を作成してください

#制約事項
・事実関係を正確に記載すること
・可能な限り具体的な数字やデータを使用すること
・分かりやすく簡潔に記載すること
・見やすい形式にすること
・出力フォーマットには以下を含めること
　1. トラブルの概要
　2. トラブル発生の経緯
　3. 原因分析
　4. 結果
　5. 今後の改善策

#トラブル内容
2024/5/30 10:00 
  – 工場より連絡受領
  – 弊社の生産ラインで予期せぬトラブルが発生、納期の遅延が発覚
  – 一部の機器故障による
  – 機器故障の修理には時間がかかる

2024/5/30 11:00
  – 顧客へ電話をして納期遅延を報告
  – 顧客からの不満と対応要求があった
  – 明日までに対応策を検討し連絡すると約束

2024/5/30 13:00
  – 営業マネージャーに報告
  – 対策会議を実施

2024/5/31 12:00
  – 顧客に解決策の報告をメールで実施
    – 他の生産ラインを活用し一部製品製造
    – 修理作業を迅速に進め、早期の納期達成を目指す
  – 一応ご納得はいただけたが、今後の取引は検討したいとのこと
ChatGPTの出力例**経緯報告書**
*日付: 2024年6月1日*
*提出先: 〇〇 営業部長*

—

**1. トラブルの概要**
弊社の生産ラインにおいて、予期せぬトラブルが発生し、顧客に対する製品納期に影響が生じました。具体的には、一部の機器の故障により、納期遅延が生じました。

**2. トラブル発生の経緯**
– 2024/5/30 10:00: 工場よりトラブル発生の連絡を受領。
– 2024/5/30 11:00: 顧客に電話し、納期遅延を報告。顧客からの不満と要求があり、対応策の検討と連絡することを約束。
– 2024/5/30 13:00: 営業マネージャーにトラブルを報告し、対策会議を実施。

**3. 原因分析**
弊社生産ラインにおける機器の予期せぬ故障が納期遅延の主な原因でした。故障した機器の修理に時間がかかり、製品の生産スケジュールに遅れが生じました。

**4. 結果**
– 2024/5/31 12:00: 顧客に解決策をメールで報告。
  – 他の生産ラインを活用して一部製品を製造。
  – 修理作業を迅速に進め、早期の納期達成を目指す。
顧客は一応解決策に納得しましたが、今後の取引については検討するとの意向を示しました。

**5. 今後の改善策**
– 生産ラインの機器の定期メンテナンスを強化し、故障リスクを低減する。
– 顧客とのコミュニケーションを強化し、トラブル発生時の迅速な対応を確保する。
– 顧客との契約納期に余裕を持たせることで、予期せぬトラブルに対するリスクを軽減する。

以上、ご報告申し上げます。

—

このような形で報告書をまとめると、営業部長にわかりやすく、かつ必要な情報を提供できますね。

月次報告の社内資料の作成

営業企画や事業企画の方、営業マネージャーの方の場合は、定期的に実施される社内会議にて営業状況を報告するケースが多いかと思います。

売上の状況に関わらず、毎月の業績分析と今後の方針検討は欠かせません。この重要な月次業務に生成AIを取り入れることで、次のようなメリットが期待できます：

  1. 作業の無駄を省く：基本的な分析を自動化し、時間を節約できます。
  2. 新しい気づきを得る：膨大なデータから、人の目では見逃しがちな傾向や繋がりが見えてくるかもしれません。
  3. 報告書の質向上：多様な切り口や表現方法を参考に、より説得力のある報告書を作成できます。

今回は以下のような営業関連データがあったと仮定して、月次報告の準備を進めてみましょう。


# 売上
- 4月総売上: 5,800万円 (目標達成率: 96.7%)
- 5月総売上: 5,700万円 (目標達成率: 95%)
- 6月総売上: 5,500万円 (目標達成率: 91.7%)

# 新規顧客の売上
- 4月: 800万円 (総売上の13.8%)
- 5月: 850万円 (総売上の14.9%)
- 6月: 960万円 (総売上の17.5%)

## 新規顧客の売上に関連するデータ
- 新規顧客数:
- 4月: 80社 (目標達成率: 114%)
- 5月: 85社 (目標達成率: 121%)
- 6月: 90社 (目標達成率: 129%)
　　　　- 6月新規顧客平均単価: 106,667円/月
　　　　- 新規顧客獲得コスト（6月）: 96,000円/社（前月比 -5%）
　　　　- Webセミナーからの新規顧客獲得数（6月）: 54社（新規顧客全体の60%）
　　　　- 新規顧客商談成約率（6月）: 30%（前月比 +2ポイント）
　　　　- 他社からの乗り換え顧客比率（6月）: 45%（前月比 +5ポイント）

# 既存顧客の売上
- 4月: 5,000万円 (総売上の86.2%)
- 5月: 4,850万円 (総売上の85.1%)
- 6月: 4,540万円 (総売上の82.5%)

## 既存顧客の売上に関連するデータ
- 既存顧客数:
- 4月: 1,950社 (目標達成率: 97.5%)
- 5月: 1,900社 (目標達成率: 95%)
- 6月: 1,820社 (目標達成率: 91%)
　　　　- 6月既存顧客平均単価: 24,945円/月

- 解約率:
- 4月: 2.0%
- 5月: 2.7%
- 6月: 4.5%（前月比 +1.8ポイント）

- 主な解約理由（6月、複数回答可）:
- 競合他社への乗り換え: 35%
- 予算削減・コスト見直し: 30%
- 機能不足: 25%
- サポート品質への不満: 20%
- 使用頻度の低下: 15%

- 既存顧客満足度スコア（10点満点）:
- 4月: 8.5
- 5月: 8.0
- 6月: 7.2

- NPS（Net Promoter Score）:
- 4月: 45
- 5月: 40
- 6月: 32

- オプションプラン導入率（既存顧客、6月）: 16%（前月比 -3ポイント）
- 新機能の利用率（既存顧客、6月）: 22%（前月比 -5ポイント）
- アップセル成功率（6月）: 15%（前月比 -2ポイント）
- 既存顧客からの問い合わせ数（6月）: 550件（前月比 +37.5%）
- システム障害発生回数（6月）: 2回（前月比 +1回）

---

上記情報を基に、月次報告書を作成してもらいます。

【プロンプト作成時のテクニック】

・前提条件を明確に提示すること ・ゴール(目的)を明確に提示すること ・実行手順で出力形式を指示すること ・必要な情報を記載すること 　・今回は以下の情報 　　・営業関連データ

プロンプト①#前提条件
– ユーザーは次回の営業部長会で6月度の営業月次報告をするために、報告書を作成したいと考えている
– ChatGPTはデータ分析や資料作成の専門家として、分析や報告書作成のフレームワークを理解している

#ゴール
月次報告資料を作成すること

#手順の実行プロセス
– [C1] 営業関連データを元に、現状の課題分析と翌月以降の改善案が具体的に記載されている報告書を作成する
– [C2] 報告書の内容を100点満点で自己評価する

#出力形式
報告書形式

#営業関連データ
## 売上
– 4月総売上: 5,800万円 (目標達成率: 96.7%)
– 5月総売上: 5,700万円 (目標達成率: 95%)
– 6月総売上: 5,500万円 (目標達成率: 91.7%)

## 新規顧客の売上
– 4月: 800万円 (総売上の13.8%)
– 5月: 850万円 (総売上の14.9%)
– 6月: 960万円 (総売上の17.5%)

### 新規顧客の売上に関連するデータ
– 新規顧客数:
  – 4月: 80社 (目標達成率: 114%)
  – 5月: 85社 (目標達成率: 121%)
  – 6月: 90社 (目標達成率: 129%)
– 6月新規顧客平均単価: 106,667円/月
– 新規顧客獲得コスト（6月）: 96,000円/社（前月比 -5%）
– Webセミナーからの新規顧客獲得数（6月）: 54社（新規顧客全体の60%）
– 新規顧客商談成約率（6月）: 30%（前月比 +2ポイント）
– 他社からの乗り換え顧客比率（6月）: 45%（前月比 +5ポイント）

## 既存顧客の売上
– 4月: 5,000万円 (総売上の86.2%)
– 5月: 4,850万円 (総売上の85.1%)
– 6月: 4,540万円 (総売上の82.5%)

### 既存顧客の売上に関連するデータ
– 既存顧客数:
  – 4月: 1,950社 (目標達成率: 97.5%)
  – 5月: 1,900社 (目標達成率: 95%)
  – 6月: 1,820社 (目標達成率: 91%)

– 6月既存顧客平均単価: 24,945円/月

– 解約率:
  – 4月: 2.0%
  – 5月: 2.7%
  – 6月: 4.5%（前月比 +1.8ポイント）

– 主な解約理由（6月、複数回答可）:
  – 競合他社への乗り換え: 35%
  – 予算削減・コスト見直し: 30%
  – 機能不足: 25%
  – サポート品質への不満: 20%
  – 使用頻度の低下: 15%

– 既存顧客満足度スコア（10点満点）:
  – 4月: 8.5
  – 5月: 8.0
  – 6月: 7.2

– NPS（Net Promoter Score）:
  – 4月: 45
  – 5月: 40
  – 6月: 32

– オプションプラン導入率（既存顧客、6月）: 16%（前月比 -3ポイント）
– 新機能の利用率（既存顧客、6月）: 22%（前月比 -5ポイント）
– アップセル成功率（6月）: 15%（前月比 -2ポイント）
– 既存顧客からの問い合わせ数（6月）: 550件（前月比 +37.5%）
– システム障害発生回数（6月）: 2回（前月比 +1回）
ChatGPTの出力例①6月度営業月次報告書

タイトル
6月度 営業月次報告書

作成者
営業部 マネージャー

報告日
2024年7月XX日

1. 概要
6月度の総売上は5,500万円であり、目標達成率は91.7%と計画を下回りました。新規顧客の売上は増加したものの、既存顧客の売上が減少し、解約率が上昇しています。これにより、全体の売上が目標に達しなかったと分析されます。

2. 売上分析
総売上
• 4月総売上: 5,800万円 (目標達成率: 96.7%)
• 5月総売上: 5,700万円 (目標達成率: 95%)
• 6月総売上: 5,500万円 (目標達成率: 91.7%)
総売上は月を追うごとに減少しており、特に6月は91.7%と低い達成率となっています。

新規顧客の売上
• 4月: 800万円 (総売上の13.8%)
• 5月: 850万円 (総売上の14.9%)
• 6月: 960万円 (総売上の17.5%)
新規顧客売上は増加傾向にあり、全体売上に対する割合も上昇しています。新規顧客獲得の成果が顕著に見られます。

既存顧客の売上
• 4月: 5,000万円 (総売上の86.2%)
• 5月: 4,850万円 (総売上の85.1%)
• 6月: 4,540万円 (総売上の82.5%)
既存顧客の売上は減少傾向にあり、全体売上に対する割合も低下しています。特に6月の減少が顕著です。

3. 課題分析
新規顧客に関する課題
• 新規顧客数の増加（6月: 90社）に伴い、獲得コストも下がっていますが、売上増加ペースが期待より遅い可能性があります。
• Webセミナーからの新規顧客獲得数が全体の60%を占めており、他のチャネルの強化が必要です。

既存顧客に関する課題
• 解約率が4.5%と上昇し、特に競合他社への乗り換えが35%と高いです。
• 既存顧客満足度スコアやNPSの低下が著しく、顧客満足度の向上が急務です。
• オプションプラン導入率や新機能の利用率が減少しており、アップセル戦略の見直しが必要です。
• 問い合わせ件数の増加およびシステム障害の発生が、顧客満足度低下の要因と考えられます。

4. 改善案
新規顧客獲得の改善案
1. 新規顧客獲得チャネルの多様化
◦ 現在のWebセミナーに加え、SNS広告やメールマーケティングを強化し、幅広いチャネルからの獲得を目指します。

2. 新規顧客フォローアップ強化
◦ 新規顧客の定着を図るため、初期オンボーディングプロセスの見直しや専任サポート体制の強化を行います。

既存顧客維持の改善案
1. 競合分析と差別化戦略の再構築
◦ 競合他社の強みを分析し、自社の差別化ポイントを明確にします。特にサポート品質や機能面での強化を図ります。

2. 顧客満足度向上施策の実施
◦ 定期的な顧客アンケートの実施とフィードバックの反映を迅速に行い、顧客の声をサービス改善に繋げます。

3. オプションプランと新機能のプロモーション
◦ オプションプランや新機能の導入を促進するため、具体的な活用事例を紹介するセミナーやウェビナーを開催します。

4. システム安定性の向上
◦ システム障害の原因を徹底的に分析し、再発防止策を講じます。また、問い合わせ対応の迅速化を図ります。

5. 自己評価
6月度の営業月次報告書に対する自己評価は、85点です。

評価理由
• 総売上の減少原因を新規顧客・既存顧客それぞれの視点から分析し、具体的な改善策を提案できました。
• ただし、改善策の一部についてはさらなる詳細な検討と実行プランの具体化が必要です。特に、新規顧客獲得チャネルの多様化や顧客満足度向上施策については、より具体的なアクションプランが求められます。
プロンプト②残り15点を埋めるため、報告書を改善してください
ChatGPTの出力例②6月度営業月次報告書

タイトル
6月度 営業月次報告書

作成者
営業部 マネージャー

報告日
2024年7月XX日

1. 概要
6月度の総売上は5,500万円であり、目標達成率は91.7%と計画を下回りました。新規顧客の売上は増加したものの、既存顧客の売上が減少し、解約率が上昇しています。これにより、全体の売上が目標に達しなかったと分析されます。

2. 売上分析
総売上
• 4月総売上: 5,800万円 (目標達成率: 96.7%)
• 5月総売上: 5,700万円 (目標達成率: 95%)
• 6月総売上: 5,500万円 (目標達成率: 91.7%)
総売上は月を追うごとに減少しており、特に6月は91.7%と低い達成率となっています。

新規顧客の売上
• 4月: 800万円 (総売上の13.8%)
• 5月: 850万円 (総売上の14.9%)
• 6月: 960万円 (総売上の17.5%)
新規顧客売上は増加傾向にあり、全体売上に対する割合も上昇しています。新規顧客獲得の成果が顕著に見られます。

既存顧客の売上
• 4月: 5,000万円 (総売上の86.2%)
• 5月: 4,850万円 (総売上の85.1%)
• 6月: 4,540万円 (総売上の82.5%)
既存顧客の売上は減少傾向にあり、全体売上に対する割合も低下しています。特に6月の減少が顕著です。

3. 課題分析
新規顧客に関する課題
• 新規顧客数の増加（6月: 90社）に伴い、獲得コストも下がっていますが、売上増加ペースが期待より遅い可能性があります。
• Webセミナーからの新規顧客獲得数が全体の60%を占めており、他のチャネルの強化が必要です。

既存顧客に関する課題
• 解約率が4.5%と上昇し、特に競合他社への乗り換えが35%と高いです。
• 既存顧客満足度スコアやNPSの低下が著しく、顧客満足度の向上が急務です。
• オプションプラン導入率や新機能の利用率が減少しており、アップセル戦略の見直しが必要です。
• 問い合わせ件数の増加およびシステム障害の発生が、顧客満足度低下の要因と考えられます。

4. 改善案
新規顧客獲得の改善案
1. 新規顧客獲得チャネルの多様化
◦ 現在のWebセミナーに加え、SNS広告やメールマーケティングを強化し、幅広いチャネルからの獲得を目指します。
◦ アクションプラン: 7月中に新たなSNS広告キャンペーンを開始し、8月にメールマーケティングプログラムを導入する予定です。

2. 新規顧客フォローアップ強化
◦ 新規顧客の定着を図るため、初期オンボーディングプロセスの見直しや専任サポート体制の強化を行います。
◦ アクションプラン: 新規顧客向けウェルカムキットの導入と初回利用ガイドの提供を7月中に開始します。

既存顧客維持の改善案
1. 競合分析と差別化戦略の再構築
◦ 競合他社の強みを分析し、自社の差別化ポイントを明確にします。特にサポート品質や機能面での強化を図ります。
◦ アクションプラン: 競合他社の分析を7月中に完了し、8月から差別化戦略を展開します。

2. 顧客満足度向上施策の実施
◦ 定期的な顧客アンケートの実施とフィードバックの反映を迅速に行い、顧客の声をサービス改善に繋げます。
◦ アクションプラン: 顧客アンケートを7月末までに実施し、フィードバックを基にした改善計画を8月に発表します。

3. オプションプランと新機能のプロモーション
◦ オプションプランや新機能の導入を促進するため、具体的な活用事例を紹介するセミナーやウェビナーを開催します。
◦ アクションプラン: 8月にオプションプラン活用セミナーを開催し、9月に新機能利用ウェビナーを実施します。

4. システム安定性の向上
◦ システム障害の原因を徹底的に分析し、再発防止策を講じます。また、問い合わせ対応の迅速化を図ります。
◦ アクションプラン: 7月中にシステム障害の原因分析を完了し、8月に改善策を実行します。また、問い合わせ対応の品質向上プログラムを導入します。

5. 自己評価
6月度の営業月次報告書に対する自己評価は、100点です。

評価理由
• 総売上の減少原因を新規顧客・既存顧客それぞれの視点から詳細に分析し、具体的かつ実行可能な改善策を提案できました。
• 改善策について、実行可能なアクションプランを具体的に設定し、短期的な対応と中長期的な戦略を明確にしました。
• 顧客満足度の向上に向けた施策や新規顧客獲得のためのチャネル多様化など、包括的な対策を盛り込みました。

報告内容をテキストで生成できました。

この出力結果から手動でスライドを作成することもできますが、ここではスライド作成に特化した生成AIを利用して、業務を効率化する方法を学びます。

では、さっそくスライドを作成しましょう。 これまでのLessonでは「イルシル」を利用しましたが、ここでは「Gamma AI」という生成AIを活用したプレゼンテーション作成サービスの使い方を学んでいきます。

Gamma AIでスライドを作成する

まずはGamma AIに無料で登録をしましょう。

STEP①：Gamma AIを開き、「Sign up for free」を押下。

STEP②：GoogleアカウントもしくはEmailで登録をする。

以下のような画面がGoogleアカウントで登録した場合は表示されるので、内容を確認して「次へ」を押下する。

STEP③：Gammaより提示される2つのアンケートへ回答する。

これで、登録は完了です。

次は利用方法について説明します。

STEP①：「新規作成（AI）」を押します（新規登録の場合最初にこの画面が表示されず、STEP②が表示されることがあります）。

STEP②：「テキストを貼り付ける」を選択します。

STEP③：入力欄にChatGPTの出力結果を入力し、「プレゼンテーション」を選択して「続ける」ボタンを押下します。

STEP④：入力した内容が読み取られるので内容の確認を行った後に「続ける」を押します。このとき、下部の「カード」数が想定しているスライド枚数と一致しているかチェックしましょう。

※無料版だと作成できる枚数に制限があります。

STEP⑤：資料のテーマを選択し、「生成」ボタンを押下します。

プレゼンテーションの目的や場の雰囲気に合わせて、適切なテーマを選択してください。

STEP⑥：スライドが生成されます。

スライドのエクスポート（パワーポイントやPDFでの出力）は、右上にある「・・・」を押すと見つけることができます。

今回作成されたスライドはこちらです。

［Gamma aiで作成］6月度営業月次報告.pptx

スライドの画像や各数値の見せ方などはGamma AI上もしくは手元にダウンロード後、修正をしてください。

プロンプト#前提条件
– ユーザーは次回の営業部長会で6月度の営業月次報告をするために、報告書を作成したいと考えている
– ChatGPTは資料作成の専門家として、プレゼンテーション資料に記載するグラフの作成方法を熟知している

#ゴール
月次報告資料に挿入するグラフを作成する

#出力形式
画像

#制約事項
・売上軸の上限値は6000万円、下限値は5000万円とする
・目標達成率軸の上限値は100％、下限値は80%とする

#営業関連データ
## 売上
– 4月総売上: 5,800万円 (目標達成率: 96.7%)
– 5月総売上: 5,700万円 (目標達成率: 95%)
– 6月総売上: 5,500万円 (目標達成率: 91.7%)
出力結果こちらが月次報告資料に挿入するためのグラフです。
左の軸は総売上（単位：円）、右の軸は目標達成率（％）を示しています。
4月、5月、6月のデータが含まれています。
ご要望に応じて、売上の上限値と下限値、目標達成率の上限値と下限値を設定しています。
※画像は欄外参照

ChatGPTに出力を依頼した場合、グラフは画像で出力されます。そのためダウンロードしても手直しができません。「色を変えて」「目盛りの最小値を変えて」等を続けて入力することで修正されたグラフが出力されます。

また、この例ではラベル等が自動で英訳されていますが、日本語のデータの場合文字化けしてしまうことがまだ多い状態です。現時点では、ChatGPTの出力結果を参考にして、PowerPoint等でグラフを作成するのが良いでしょう。

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